Λήψη αποφάσεων - 5 W&H

Εναλλαγή όλων

Ικανότητες/ μαθησιακά αποτελέσματα

Μετά την ολοκλήρωση αυτού του μαθησιακού πόρου οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να:
— Να κατανοούν τη σημασία της συστημικής προσέγγισης της λήψης αποφάσεων
— Να είναι σε θέση να εφαρμόζουν τις αποκτηθείσες τεχνικές λήψης αποφάσεων
— Να είναι σε θέση να λαμβάνουν πιο αποτελεσματικές αποφάσεις
— Να κατανοούν την τεχνική ομαδικού προβληματισμού 5 W&H και πώς μπορεί να εφαρμοστεί σε γυναίκες που έχουν γεννηθεί στο εξωτερικό

Στόχοι

Οι στόχοι αυτού του μαθησιακού πόρου μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
— Να γνωρίσουν τις τεχνικές λήψης αποφάσεων
— Να κατανοήσουν την ανάλυση ζευγαρωτής σύγκρισης
— Να γνωρίσουν τη χρήση της ανάλυσης του πίνακα αποφάσεων
— Να μάθουν τι είναι τα δέντρα αποφάσεων
— Να μάθουν για τα έξι καπέλα σκέψης του De Bono

Θεωρητικό υπόβαθρο

Η λήψη αποφάσεων αποτελεί μια από τις θεμελιώδεις δεξιότητες στη ζωή. Ανεξάρτητα από το γεγονός ότι είστε εκπαιδευτής, κορυφαίο στέλεχος, επιχειρηματίας, εκπαιδευόμενος κλπ. , λαμβάνετε αποφάσεις κάθε μέρα.

Από την πρώτη κιόλας στιγμή που θα ξυπνήσετε, αρχίζετε να παίρνετε αποφάσεις. Αποφασίζετε τι θα φάτε για πρωινό, τι θα φορέσετε και αν θα αφιερώσετε 15 λεπτά για προπόνηση, διαλογισμό ή επιπλέον ύπνο. Οι εν λόγω αποφάσεις, μικρές και μεγάλες, επαναλαμβάνονται καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας.
Ορισμένες αποφάσεις είναι απλές. Τις παίρνετε με ελάχιστη σκέψη.
Άλλες αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται με μεγαλύτερη προσοχή.
Ο μέσος ενήλικας λαμβάνει 35.000 συνειδητές αποφάσεις ημερησίως. Για όσους κατέχουν διευθυντικές θέσεις, ο αριθμός αυτός μπορεί να είναι ακόμη μεγαλύτερος.
Ανεξάρτητα εάν αποφασίζουν να επιλέξουν ποιο άτομο θα προσλάβουν, με ποιον προμηθευτή θα συνάψουν σύμβαση ή ποια στρατηγική θα εφαρμόσουν στην εταιρεία τους, η ικανότητα λήψης καλών αποφάσεων είναι ζωτικής σημασίας για τους επιχειρηματίες.

Η διαδικασία λήψης αποφάσεων περιλαμβάνει:
- Τη δημιουργία και αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων πριν από τη λήψη μιας απόφασης ή τη λήψη μέτρων,
- Την εξέταση των κινδύνων που σχετίζονται με κάθε επιλογή και την επιλογή της βέλτιστης δυνατής ισορροπίας μεταξύ κινδύνου και ωφέλειας,
- Την ενθάρρυνση της συμβολής των άλλων όταν απαιτείται,
- Την τήρηση των αποφάσεων χωρίς επανεξέταση, εφόσον οι πληροφορίες ή οι περιστάσεις δεν το καθιστούν αναγκαίο, και
- Την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των αποφάσεων μετά τη λήψη τους.

Κατά τη λήψη μιας απόφασης που περιλαμβάνει σύνθετα ζητήματα όπως τα προαναφερθέντα, απαιτείται η ενίσχυση των δεξιοτήτων σας όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων.
Επιπλέον, η λήψη αποφάσεων στηρίζεται επίσης σε ενδελεχή γνώση μιας ποικιλίας τεχνικών και διαδικασιών. Τα στελέχη, ανάλογα με το είδος και το επίπεδο πολυπλοκότητας του προβλήματος που πρέπει να αντιμετωπίσουν, επιλέγουν μεταξύ μιας ποικιλίας τεχνικών λήψης αποφάσεων προκειμένου να καταλήξουν στη βέλτιστη λύση.

Ανάλυση ζευγαρωτής σύγκρισης
Η εν λόγω τεχνική χρησιμεύει για τη στάθμιση της σχετικής σημασίας διαφορετικών επιλογών. Είναι περισσότερο χρήσιμη στην περίπτωση που οι προτεραιότητες δεν είναι σαφείς, οι επιλογές είναι τελείως διαφορετικές, τα κριτήρια αξιολόγησης είναι υποκειμενικά ή ανταγωνίζονται ως προς τη σπουδαιότητά τους. Η ανάλυση ζευγαρωτής σύγκρισης παρέχει ένα πλαίσιο για τη σύγκριση κάθε επιλογής με όλες τις υπόλοιπες και βοηθά να αναδειχθεί η διαφορά σπουδαιότητας μεταξύ των παραγόντων.
Ανάλυση πίνακα αποφάσεων
Χρήση της εν λόγω τεχνικής για τη λήψη απόφασης μεταξύ πολλών επιλογών, όπου πρέπει να ληφθούν υπόψη πολλοί διαφορετικοί παράγοντες.
Δέντρο απόφασης (Decision Tree)
Η εν λόγω τεχνική θέτει με σαφήνεια το πρόβλημα, προκειμένου να μπορούν να αμφισβητηθούν όλες οι επιλογές. Μας επιτρέπει να αναλύσουμε πλήρως τις πιθανές συνέπειες μιας απόφασης και παρέχει ένα πλαίσιο για την ποσοτικοποίηση των αξιών των εκβάσεων και των πιθανοτήτων επίτευξής τους. Ταυτόχρονα, βοηθά στη λήψη των βέλτιστων αποφάσεων βάσει των υφιστάμενων πληροφοριών και των βέλτιστων εικασιών.
Τα έξι σκεπτόμενα καπέλα του De Bono
Πρόκειται για την τεχνική εξέτασης ενός προβλήματος από διαφορετικές οπτικές γωνίες, η οποία επιτρέπει την εμπλοκή του συναισθήματος και του σκεπτικισμού σε μια διαδικασία που

κανονικά θα μπορούσε να είναι καθαρά ορθολογική και επιτρέπει τη δημιουργικότητα στη λήψη αποφάσεων.

Μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή πιθανών παγίδων πριν από τη δέσμευση σε μια απόφαση.

Βήμα προς βήμα εφαρμογή

Εφόσον μάθετε σε γενικές γραμμές τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, θα πρέπει να επικεντρωθείτε σε ορισμένες πρακτικές εφαρμογές προκειμένου να βεβαιωθείτε ότι θα θυμάστε την ουσία και ότι θα επιλέγετε την καλύτερη δυνατή εκδοχή σε διάφορες καταστάσειςs.

IΣε πραγματικές καταστάσεις επιχειρήσεων, οι αποφάσεις συχνά δεν ευοδώνονται επειδή οι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις δεν είναι σαφείς από την αρχή ή επειδή δεν λαμβάνονται υπόψη βασικοί παράγοντες ως μέρος της διαδικασίας. Για την αποφυγή αυτού του φαινομένου, πρέπει να χρησιμοποιούνται στρατηγικές λήψης αποφάσεων. Μια δομημένη διαδικασία δύναται να βοηθήσει στην αντιμετώπιση όλων των κρίσιμων στοιχείων που απαιτούνται για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα..

Η συστηματική (βήμα προς βήμα) διεκπεραίωση της εν λόγω διαδικασίας θα μειώσει την πιθανότητα παράβλεψης σημαντικών παραγόντων.
Για αυτόν τον σκοπό, χρησιμοποιήστε την τεχνική σχεδιαστικής σκέψης 5W&Hs προκειμένου να σκεφτείτε διεξοδικότερα τα απαιτούμενα βήματα.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε 6 ζευγάρια/μικρές ομάδες μεταξύ των εκπαιδευομένων σας. Ζητήστε τους να σκεφτούν ένα πρόβλημα που θα ήθελαν να λύσουν στην εγγύς κοινότητά τους. Κατά τη διαδικασία αυτή, θα χρειαστεί να λάβουν κάποιες αποφάσεις.

Τι είναι όμως οι ερωτήσεις 5W και 1H;
Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στη μέθοδο 5W1H επιτρέπουν μια ολοκληρωμένη ανάλυση της παρούσας κατάστασης και σας επιτρέπουν να εντοπίσετε ευκαιρίες βελτίωσης. Η απάντηση των ερωτήσεων 5W και 1H καθώς και μια όσο το δυνατόν λεπτομερέστερη παρουσίαση, βοηθά στον εντοπισμό πιθανών λύσεων που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν και να παρατηρηθούν ως προς την αποτελεσματικότητά τους.

Οι ερωτήσεις δύνανται να τοποθετηθούν με διαφορετική σειρά, ωστόσο θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται οι ακόλουθες ερωτήσεις 5W και 1H: Τι, πού, ποιος, γιατί, πότε και πώς (What, Where, Who, Why, When and How.

Πηγή: https://safetyculture.com/topics/5w1h/

Προκειμένου να επιτύχετε βέλτιστα αποτελέσματα, συνδυάστε την τεχνική 5W&H με τα ακόλουθα έξι βήματα λήψης αποφάσεων.
Προετοιμάστε εκ των προτέρων ένα Kahoot ή ενημερωτικά έντυπα με τα ακόλουθα έξι βήματα. Παρέχετε στους εκπαιδευόμενους τον ορισμό της τεχνικής 5W&H και υπενθυμίστε τους ότι θα πρέπει να απαντήσουν στις ερωτήσεις Τι, Πού, Ποιος, Γιατί, Πότε και Πώς που σχετίζονται με το πρόβλημα και σε σχέση επίσης με τα βήματα που εμπλέκοντ.
Επισημάνετε ότι η εν λόγω διαδικασία είναι απαραίτητη κατά την έναρξη μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας και ότι είναι απαραίτητο να τις ακολουθήσετε. Ζητήστε τους να κάνουν καταιγισμό ιδεών (brainstorming) σχετικά με το πρόβλημα που εντόπισαν και ζητήστε τους να απαντήσουν στις προαναφερθείσες ερωτήσεις.
Υπενθυμίστε τους ότι η διαδικασία λήψης αποφάσεων περιλαμβάνει έξι βήματα τα οποία πρέπει να ληφθούν υπόψη και να ακολουθηθούν. Στο πλαίσιο των μικρών ομάδων που δημιουργήθηκαν, ενθαρρύνετε τους εκπαιδευόμενους να καταγράψουν τι θα απαιτούσε κάθε βήμα από την οπτική γωνία των προβλημάτων που εντόπισαν.

Βήμα 1 - Εντοπισμός προβλημάτων
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων έγκειται στην αναγνώριση της ανάγκης λήψης μιας απόφασης. Οι αποφάσεις δεν λαμβάνονται αυθαίρετα- προκύπτουν από την προσπάθεια αντιμετώπισης ενός συγκεκριμένου προβλήματος, ανάγκης ή ευκαιρίας.
Βήμα 2 - Αναζήτηση πληροφοριών για τη λεπτομερή κατανόηση της κατάστασης
Οι επιχειρηματίες ενεργούν ως διαχειριστές και επιβλέπουν την έναρξη και την ανάπτυξη μιας επιχείρησης. Επιδιώκουν μια σειρά πληροφοριών για να αποσαφηνίσουν τις επιλογές τους μόλις εντοπίσουν ένα ζήτημα που χρήζει λήψης απόφασης. Οι διευθυντές δύνανται να αναζητήσουν τις πιθανές αιτίες ενός προβλήματος, τους ανθρώπους και τις διαδικασίες που εμπλέκονται στο ζήτημα και τυχόν περιορισμούς που τίθενται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Βήμα 3 - Δημιουργία καλών εναλλακτικών λύσεων
Έχοντας κατανοήσει πληρέστερα το ζήτημα που αντιμετωπίζουν, οι διευθυντές/επιχειρηματίες προχωρούν στη σύνταξη ενός καταλόγου πιθανών λύσεων. Το συγκεκριμένο βήμα ενδέχεται να απαιτεί από ελάχιστα δευτερόλεπτα σκέψης έως μερικούς μήνες ή και περισσότερο τυπικού συνεργατικού σχεδιασμού, ανάλογα με τη φύση της απόφασης.
Όσο ευρύτερη είναι η διερεύνηση των επιλογών, τόσο καλύτερη αναμένεται να είναι η τελική απόφαση.
Βήμα 4 - Αξιολόγηση των εναλλακτικών λύσεων και επιλογή της βέλτιστης απόφασης
Οι διευθυντές/επιχειρηματίες ζυγίζουν τα υπέρ και τα κατά κάθε πιθανής λύσης, αναζητούν πρόσθετες πληροφορίες, εφόσον απαιτείται, και επιλέγουν την εκδοχή που θεωρούν ότι έχει τις περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας με το μικρότερο κόστος.
Βήμα 5 - Εφαρμογή του σχεδίου
Η απόφαση που ελήφθη πρέπει να μετουσιωθεί σε ένα σχέδιο ή μια ακολουθία δραστηριοτήτων και να υλοποιηθεί.
Βήμα 6 - Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων
Ακόμη και οι πιο έμπειροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μαθαίνουν από τα λάθη τους. Τα αποτελέσματα των στρατηγικών αποφάσεων πρέπει πάντα να υπόκεινται σε παρακολούθηση. Εάν χρειάζεται, θα πρέπει να γίνει προσαρμογή του σχεδίου ή να επιλεγεί μια άλλη πιθανή εκδοχή λύσης, σε περίπτωση που η πρώτη δεν αποδώσει τα αναμενόμενα.
Κατόπιν ολοκλήρωσης, ζητήστε από τις ομάδες να επιλέξουν ένα άτομο που θα παρουσιάσει την εργασία της ομάδας στους υπόλοιπους.
Φροντίστε να απαντηθούν και να διευκρινιστούν οι ερωτήσεις που προκύπτουν.

ΤΕΛΙΚΗ ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ:
Φροντίστε να εξετάσετε τα συναφή περιεχόμενα με αυτό το υλικό, τα οποία είναι:
Active listening (Ενεργητική ακρόαση)
Team building and conflict resolution )Δημιουργία ομάδας και επίλυση συγκρούσεων)
Critical thinking skills (Δεξιότητες κριτικής σκέψης )

Απαιτούμενος χρόνος και μέγεθος της ομάδας

ΧΡΟΝΟΣ: 2 ώρες (30 λεπτά για την άσκηση σχετικά με την τεχνική 5W&H σε ομάδες και 20 λεπτά για την παρουσίαση των ευρημάτων των ομάδων)
ΜΕΓΕΘΟΣ ΟΜΑΔΑΣ: 15-20 εκπαιδευόμενοι που μπορούν να χωριστούν σε ομάδες των 4-5 ατόμων (για αποτελεσματικότερη εργασία και αλλαγή εμπειρίας στο τέλος της δραστηριότητας)

Υλικά που απαιτούνται για την εφαρμογή

Υπολογιστής για την προβολή συνδέσμων και βίντεο
Ενημερωτικά έντυπα/Kahoot που έχει προετοιμαστεί εκ των προτέρων σχετικά με τις τεχνικές λήψης αποφάσεων και τα 6 βήματα.